VV Noordwijk en VV Heino praten met leden: 'Dit kan net het verschil maken'

Verenigingsbreedoverleg bij VV Noordwijk. - Foto: VV Noordwijk

Informeel praten met je leden is goud waard voor de vereniging. Je krijgt hierdoor een goed overzicht wat er leeft en bovendien kun je eenvoudig informatie vanuit het bestuur overbrengen. VV Noordwijk doet dit door middel van kleedkamergesprekken, terwijl VV Heino werkt met de BBB (bier, bal gehakt en bestuur). Beide clubs boeken mooie resultaten.

"We zijn een gezonde club en hebben gelukkig niet te maken met een leegloop bij de seniorenteams. Maar we kunnen niet achterover leunen. We moeten aandacht blijven schenken aan onze leden zodat wij weten wat er leeft", legt bestuurslid Alfred van der Plas het nut uit van de gesprekken die VV Noordwijk voert met de leden.

Twee keer per jaar

De jeugdcoördinatoren voeren twee keer per jaar gesprekken met de teams vanaf de O-14. "Eén keer voor de winterstop en één keer voor de zomer. Bij voorkeur na een wedstrijd, maar het kan eventueel ook daarvoor. Je moet het moment een beetje aanvoelen. Als ze net een overhitte wedstrijd hebben gespeeld, kun je beter een weekje wachten."

"We stellen open vragen over wat er goed gaat en wat er beter zou kunnen. Het is de kunst om iedereen aan het woord te krijgen door soms specifiek te vragen ‘en wat vind jij ervan?’ Zo laten ook de wat stillere jongens en meiden zich horen. Met de jongere teams praten we niet met de spelers zelf, maar gaan we het gesprek aan met de ouders tijdens informatie-avonden aan het begin van het seizoen", vervolgt hij.

Eén van de conclusies is dat VV Noordwijk voortdurend aandacht moet blijven schenken aan de recreatieve teams. "We proberen daarom zoveel mogelijk om de kinderen in te delen bij hun vriendjes en vriendinnetjes. Dit zijn de vrijwilligers van de toekomst."

Aandacht aan recreatieve teams

Met elkaar praten is enorm belangrijk

Bij de senioren gaat Van der Plas zelf het gesprek aan in het reguliere aanvoerdersoverleg. "Hieruit bleek bijvoorbeeld dat de spelers van de recreatieve teams het liefste met elkaar trainen op woensdagavond. Bij slecht weer en een lage opkomst kunnen ze dan met de teams gezamenlijk trainen. En de woensdagavond is ideaal, omdat ze dan na afloop in de kantine voetbal kunnen kijken. Terwijl ze nu op zaterdag, wanneer het eerste uit speelt, zelf de muziek kunnen kiezen in de kantine. Het zijn kleine dingen, maar dit kan net het verschil maken voor hun plezier en de toekomst bij de club."

Daarnaast vindt er regelmatig een verenigingsbreed overleg plaats. "We nodigen hiervoor alle leden van de diverse commissies uit, van de kantinemedewerkers tot de supportersclub. We delen dan ideeën, ervaringen en meningen met elkaar uit."

De overgang van de jeugd naar de senioren is een moment waarop relatief veel leden afhaken. VV Noordwijk zorgt voor de juiste begeleiding. "Naast de aanvoerdersoverleggen organiseren we jaarlijks een avond voor de leden in de hoogste leeftijdscategorie bij de jeugd. Ook de jongens en meiden die een jaar eerder zijn overgestapt, nodigen we hiervoor uit. Met elkaar praten is enorm belangrijk."

BBB

De BBB-methode van VV Heino toont veel gelijkenissen. Deze gesprekken vinden plaats in een nog meer relaxte sfeer, maar dan alleen voor de seniorenteams. "Eens in de twee jaar nodigen we de recreatieve teams afzonderlijk uit om na een wedstrijd het gesprek met ons aan te gaan. Door te kiezen voor dit moment zijn veel teams nagenoeg compleet. Met een biertje en een bal gehakt creëer je in de kantine een fijne stemming voor een goed gesprek", legt voorzitter Arjen Stegeman uit.

Het bestuur deelt belangrijke informatie uit de club, maar probeert ook te achterhalen wat er leeft binnen de teams. "De vraag of ze weten wie erin het bestuur zitten, is een interessante. Soms blijkt dit nauwelijks het geval. Dit is een belangrijke boodschap voor ons. We moeten dus veel beter zichtbaar zijn."

Ook levert het mogelijk vrijwilligers op, vervolgt bestuurslid Timo Bomhof. "We doen altijd een voorstelronde en vragen naar iemand zijn of haar werk. Wanneer je een klusje op de club hebt, heb je direct scherp wie dat zou kunnen doen. Bovendien is het confronterend wanneer we ze vragen wie er wel eens vrijwilligerswerk doet voor de club. Soms weten ze dit niet van elkaar. Wanneer de één wat doet, is dit weer een stimulans voor de ander."

Geen bestellijst

Je bent er een paar weekenden zoet mee, maar dat is het waard

Andersom vraagt het bestuur ook wat er leeft bij de seniorenleden. Hieruit blijkt dat het vooral belangrijk is om een misverstand over de selectie uit de wereld te krijgen. Bomhof: "Ons eerste team speelt Vierde divisie. Hierdoor denken veel mensen dat wij onze spelers betalen, maar dit is absoluut niet het geval. We maken de recreatieve teams duidelijk dat wij het eerste team net zo behandelen als de rest. Door dit besef maken zij vaak de switch van kritiek naar trotsheid dat wij als club op zo’n hoog niveau actief zijn."

De punten die de leden noemen, neemt het bestuur onder andere mee in de realisatie van het beleidsplan waaraan zij werkt. Ook stelt zij een document op met de belangrijkste punten die uit de gesprekken zijn gekomen. "Maar het is niet de bedoeling dat de teams tijdens de BBB een bestellijst maken met alles wat er ontbreekt op de club en dat wij dat vervolgens voor ze gaan regelen. Wanneer zij bijvoorbeeld de ballen niet goed vinden, verwijzen wij ze door naar degene die dit regelt. Dan kunnen zij het hier met elkaar over hebben", legt Stegeman uit.

De voorzitter spreekt van een intensief proces. "Je bent er natuurlijk een paar weekenden zoet mee en vervolgens moet je het ook nog uitwerken. Maar dat is het waard. Het levert hele nuttige informatie op voor de club waarmee we nog jaren vooruit kunnen."